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L’art d’organiser une réunion (efficace)

28/08/2017

Je parle d’art pour attirer votre attention, mais également car mon expérience me fait dire que cela se perd.

Qui n’a jamais été convié à participer à une réunion, dont on ne connaît ni l’ordre du jour précis, ni la durée, et encore moins les objectifs ou les participants…?

On se retrouve donc à rester assis, parfois durant des heures, à discourir et réfléchir sur des sujets dont on découvre la teneur au moment de la réunion, et donc à perdre en efficacité car on n’a pas pu se préparer.

Alors comment organiser et tenir une réunion de manière efficace?

Avant toute chose, demandez-vous s’il est vraiment nécessaire d’organiser une réunion pour le sujet qui vous intéresse? Cela nécessite-t-il de faire déplacer des gens durant au moins 1h, ou bien cela peut-il être traité par mail ou par téléphone en quelques minutes, de manière individuelle ou collective?

S’il s’avère que la réunion est nécessaire, outre le fait de prévenir les participants au moins une semaine à l’avance (sauf urgence bien évidemment), que ce soit une réunion d’information, pour un brief, en gestion de projet, ou en brainstorming il y a plusieurs points à respecter en amont de la réunion :

  1. Préparer l’ordre du jour et l’envoyer au préalable (au moins 3 jours) aux participants afin que ceux-ci puissent se préparer, et si nécessaire, y ajouter des points. L’ordre du jour devra préciser l’objectif (SMART) et la durée prévue de la séance.
  2. Préciser l’heure et le lieu.
  3. Insister sur la confirmation de présence de chacun des participants (prévoir une réunion à 5 et se retrouver à 2 implique sûrement le report de la réunion).
  4. Si possible, envoyer l’invitation calendrier par mail avec afin que le créneau s’ajoute automatiquement dans l’agenda des participants et ainsi éviter les erreurs de timing.

Durant la réunion :

  1. Désigner un animateur, celui qui permettra à tout un chacun de s’exprimer et qui s’assurera que l’ordre du jour et le timing sont respectés.
  2. Désigner un secrétaire de séance, celui qui fera le compte-rendu de la réunion. (Attention, cela ne veut pas dire que les autres participants ne doivent pas prendre de notes… je vous vois venir…)
  3. Rappeler le contexte, l’ordre du jour, les objectifs de la réunion ainsi que la durée prévue.
  4. Faire un tour de table si les convives ne se connaissent pas tous.
  5. Définir les règles de la réunion et s’assurer qu’elles sont acceptées par tous.
  6. A la fin de la réunion, l’animateur s’assurera que l’ensemble des points de l’ordre du jour a été traité, et fixe un délai au secrétaire de séance pour la diffusion du compte-rendu.
  7. Si nécessaire, fixer dores et déjà la date de la prochaine réunion avec le prochain ordre du jour et les tâches de chacun.

Après la réunion :

  1. S’assurer que le compte-rendu est conforme à ce qui a été dit lors de la réunion
  2. Faire vos remarques et suggestions sur le compte-rendu.

Alors oui, cela fait peut paraître comme étant beaucoup de travail pour une « simple réunion », mais c’est en la préparant que l’on gagne en efficacité et en temps. Dites-vous que s’il y a nécessité à organiser une réunion, c’est que ce n’est pas une « simple » réunion…

Pour finir cet article, je dirai qu’à plus de 6 personnes, une réunion de travail devient difficilement tenable. Il vaut mieux en organiser 2, en fonction des postes et compétences des participants.

L’efficacité d’une réunion tient en une bonne préparation, mais est également la responsabilité de chacun des participants (préparation, respect des règles, accomplissement des tâches …) 🙂

Crédit photo : Adobe Stock –

Boîte à Idées, Economie, Politique/Social

Et si on calculait le coût des embouteillages?

31/03/2013

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Un deuxième article sur les embouteillages. Parce que c’est un véritable problème en Martinique. Petit rappel sur le premier article sur ce sujet. Trois solutions étaient proposées comme alternative aux embouteillages (avec tout ce que ça comportait comme avantages et inconvénients) :

1. Le transport intercommunal maritime

2. Le co-voiturage

3. L’aménagement des heures d’ouvertures des entreprises, administrations et écoles.

Au delà de proposer des débuts de  solutions, j’ai été confortée dans l’idée que les embouteillages sont une des plaies de notre économie martiniquaise, quand j’ai lu un statut sur Facebook (Lisa si tu lis cet article…) : « Est-ce que quelqu’un a déjà fait le calcul de l’argent perdu pour l’économie martiniquaise à cause d’embouteillages quotidiens? »

Effectivement! De façon assez factuelle, combien de temps passons-nous dans les embouteillages en moyenne par jour? 1h? 2h? En prenant en compte le prix de l’essence, les tarifs pratiqués par les concessions et les garagistes pour l’entretien des véhicules (parce que jouer avec l’embrayage dans des embouteillages, ça l’abîme forcément, sans parler des autres pièces…), et le stress causé par cette perte de temps et la crainte d’arriver en retard au boulot, est-ce qu’on a pensé un jour à calculer ce que coûtent les embouteillages en Martinique? Sur une journée. Un mois. Un an. Ou plusieurs années…

Prenons l’exemple d’un commercial, dont l’objectif est de rentabiliser sa journée par des rendez-vous, et surtout de les conclure par un acte de vente. Lorsque celui-ci perd 2, ou 3, peut-être même 4h dans les embouteillages au quotidien entre deux rendez-vous, sans parler des dépenses pour l’entreprise, cités dans le paragraphe précédent, quel est le manque à gagner pour le commercial et son entreprise?

Même logique pour les touristes! Sur une journée d’environ 10h, perdre 3h dans les embouteillages pour faire quelques kilomètres (oui, notre Martinique est toute petite malgré elle…), nous serions presque embêtés pour eux.

Nous avons tous mieux à faire que de passer des heures dans des bouchons, qui n’ont parfois aucune cause réelle… Quand bien même il y en aurait une (un accident par exemple), nous devons trouver des solutions pour éviter cette perte de temps automatique.

Les effets seraient indiscutables : amélioration du moral et baisse du stress des automobilistes, mais surtout récupération du manque à gagner pour notre économie, et réduction des dépenses en carburant et en entretien de nos véhicules. C’est notre porte-feuille qui nous dira merci.

Alors, calculer le coût des embouteillages, par curiosité, avoir un argument supplémentaire pour que soient mises en place des solutions durables quant à ce problème, qui s’y met?